Автоматизация — не панацея - рассказываю, когда она (не) нужна
Некоторые проблемы лучше не решать, а избегать. (с) Тони Хоар, английский ученый, специалист в области информатики и вычислительной техники.
Считается, что автоматизация учета — это всегда хорошо. Но, на мой взгляд, это не так. Предлагаю несколько вопросов, на которые стоит ответить, прежде чем что-то автоматизировать.
1. Будет ли экономический эффект? Да, это самый очевидный вопрос. Но ответить на него не всегда просто. Если говорить про внедрение какой-то типовой конфигурации 1С, тут сомнений в целесообразности обычно не возникает. Ведь ручной учет с помощью амбарных книг уже почти никто не ведет. Но если речь о разработке нетипового функционала, важно оценить, сколько он будет стоить и принесет ли пользу.
Оценить разработку и внедрение новых механизмов учета не так уж сложно (об этом еще напишу). Тяжелее с расчетом экономического эффекта. Но можно хотя бы примерно прикинуть:
✅сколько времени вы сэкономите и как это отразится на финансах
✅ можно ли получить дополнительную прибыль
✅ на какую сумму получится сократить затраты.
Если стоимость разработки на порядок выше, чем ожидаемый экономический эффект, то есть смысл задуматься — а оно вам надо? 🙂
2. Сколько будет стоить эксплуатация нововведения? Соблюдается ли, например, баланс между детальностью учета и трудоемкостью его ведения? Тут расскажу историю из жизни.
Одно время работал на небольшом заводе. Руководство поставило задачу — организовать учет материалов так, чтобы рассчитывать точную себестоимость каждого отдельного изделия. Получился большой и сложный проект, который затронул, в частности, кладовщиков. Им торжественно объявили: «Теперь мы работаем по-новому! Если раньше вы просто выдавали 4-метровый металлический уголок мастеру, то теперь должны отразить в системе, сколько сантиметров этого уголка и на какое изделие будет израсходовано. А еще, сколько осталось обрезков и какой они длины».
Двое кладовщиков уволились сразу. Чтобы не убежали остальные, гениальную идею поставили на стоп. Дальше удалось убедить руководство, что пользы от такого учета не так много, а трудозатраты слишком высоки. Реализовали другой проект: точность расчета, впрочем, оказалась достаточной для управленцев.
3. Можно реорганизовать процессы, а не автоматизировать те, что есть? Иногда можно изменить бизнес-процесс так, что автоматизировать его становится гораздо проще. А иногда реорганизация позволит и вовсе отказаться от автоматизации.
Как-то раз ко мне обратилось руководство торговой компании. Несколько раз встречались с директором, обсуждали, как организовать работу отдела доставки и автоматизировать ее в 1С. Собеседник ожидал, что все будет просто: поставил программу, настроил — работает. Но оказалось, что нужен новый сотрудник, обучение. К тому же все это получается не так дешево. В результате на очередной встрече он мне заявляет: «Слушай, не нужно это все, я просто отдам доставку на аутсорс, пусть спецы этим занимаются». Так необходимость автоматизации учета отпала сама собой. 🙂
Я не расстроился. Если уж делать что-то для бизнеса, то действительно полезное. Поделитесь, а что вас мотивирует к работе над задачей больше:
🔥 — польза для компании, облегчение жизни пользователям
👍 — прежде всего, задача должна интересовать меня
🤔 — мотивируют только деньги (зато честно!)
#кейсы